Eventos Corporativos | Entenda as principais etapas para ter sucesso

No universo da gestão de empresas, não dá para ignorar a importância dos eventos corporativos. Independente da área de atuação, tais eventos são excelentes oportunidades, seja para promover uma confraternização entre colaboradores, treinamento e até mesmo expansão da marca.

Além do mais, isso vale tanto para os grandes, quanto para os médios e pequenos empreendimentos. Por essa razão, planejar e organizar eventos corporativos se tornam um elemento essencial até mesmo para níveis estratégicos de uma organização.

Por meio deles é possível transmitir informações, viabilizar conteúdos educativos e também promover a interação entre as equipes de colaboradores e, em determinados casos, com clientes.

Inclusive, no atual contexto da era digital, os eventos se adaptaram às modernas ferramentas de tecnologia e, em várias situações, podem ser realizados de modo online.

Independentemente do tipo de empresa e do modelo de negócio, assim como do formato e dos propósitos de um evento corporativo, o fato é que ele deve ser muito bem planejado, visando promover ao máximo uma experiência agradável, educativa e interativa.

Portanto, nesse contexto, ciente da importância que os eventos corporativos exercem na gestão e até nas estratégias de uma empresa, confira esse conteúdo que preparamos sobre esse assunto. Ao longo do artigo você vai se deparar com conceitos fundamentais para a realização de um evento corporativo pautado pela qualidade.

Eventos corporativos – Entenda o conceito

Os eventos corporativos consistem em atividades realizadas em grupo. Essas atividades possuem objetivos variados, que podem ser a divulgação de um produto ou serviço, fortalecer a relação com os sócios ou clientes, bem como educar e treinar a equipe de funcionários.

Nesse contexto, já é possível identificar uma variedade de eventos corporativos, que podem ser feiras, seminários, workshops e outras modalidades.

Também não dá para descartar a presença das modernas tecnologias digitais, que permitem realizar eventos não presenciais, por meio de vídeos e podcasts. Todas essas características vão influenciar de forma significativa na organização e no planejamento de um evento.

Organizar e investir em eventos corporativos tem tudo para ajudar a aproximação de marcas com os seus clientes, além de proporcionar treinamentos educacionais e realizar palestras motivacionais, sempre com o intuito de melhorar o rendimento dos funcionários e viabilizar a transmissão de novos conhecimentos.

Diferentes tipos de eventos corporativos

No atual contexto da era digital, em que não há a necessidade de se manter fiel a apenas um modelo de evento corporativo, é possível optar por modelos híbridos, que combinam o formato presencial e online. Nesse sentido, vale conhecer as diferenças e as características de cada evento.

Seminários

Nesse modelo, os eventos corporativos são destinados a aplicação de determinadas atividades por profissionais que são especialistas em um tema especifico. O principal intuito é transmitir conhecimento para o público da empresa.

Na organização de um seminário, é necessário optar por um tema e a partir daí é possível elaborar o conteúdo, a exposição de fatos, viabilizando com isso um ambiente para discussões acerca do assunto proposto.

Vale ter em mente ainda que hoje em dia existem os webinários. Eles consistem basicamente nos seminários realizados de forma online, por meio de tecnologias que permitem a transmissão audiovisual do conteúdo para a audiência.

No período da pandemia, esse formato de seminários virtuais foi bastante difundido, sendo uma solução para empresas e companhias dos mais variados segmentos. Hoje em dia o webinário também é sinônimo de vantagens.

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Palestras 

Esse é um formato bastante popular para a organização e a viabilização de um evento corporativo, sendo uma solução bastante coerente quando o objetivo é abordar um tema teórico. Para isso, elas contam com a atuação de um ou mais profissionais especialistas nesse tema.

Um exemplo disso são as palestras motivacionais, que possuem o objetivo de incentivar e motivar os colaboradores.

Há também as palestras educacionais e instrutivas, trazendo à tona revelações e conceitos importantes para o andamento do trabalho.

Além do mais, as palestras podem fazer parte de eventos corporativos considerados maiores, como uma feira ou um congresso.

Convenções 

Tais eventos contam com uma ampla participação do público, sendo uma forma eficiente de promover a interação dos participantes.

Devido a essa característica, as convenções são muito utilizadas para o treinamento e a melhoria do relacionamento entre os colaboradores. Inclusive, consistem em excelentes alternativas para empresas que atuam no ramo do comércio e querem treinar as suas equipes de vendas.

Há também convenções de cunho comemorativo. Essas são as ideais para consolidar o relacionamento e fortalecer o sentimento de equipe entre os colaboradores.

Congressos 

Esses eventos corporativos são conhecidos por serem acontecimentos de grande porte e podem durar mais de um dia, inclusive abranger uma semana. Não por acaso, os congressos são eventos corporativos que podem abrigar outros eventos, como, por exemplo, debates e palestras.

Esse formato de evento visa o desenvolvimento sociocultural e intelectual de sua audiência. Por isso, é comum contar com a participação de grandes pensadores, universidades e outros tipos de entidades.

Entretanto, é comum que eles sejam denominados como internacionais, nacionais ou, até mesmo regionais. Neste caso, significa que nomes internacionais ou de grande influência nacional podem estar presentes.

Workshops 

Tais eventos corporativos apresentam dinâmicas semelhantes a cursos. No entanto, uma das principais características deles é a possibilidade de participação e interação do público. Não por acaso, os Workshops também recebem o nome de “Oficina”.

Em termos práticos, eles são uma solução interessante para as empresas promoverem treinamentos e otimizar o rendimento dos seus respectivos times, melhorando de modo significativo o trabalho em equipe.

Feiras de negócios 

De uma forma geral, costumam ser eventos corporativos de grande porte. As feiras normalmente contam com a exposição, venda e divulgação de produtos e serviços, podendo abranger em um mesmo espaço empresas dos mais variados segmentos.

Devido a essas características, as feiras de negócios são eventos que possuem uma grande relevância estratégica, facilitando a ampliação de networking, estabelecendo novas oportunidades de negócios e favorecendo ideias inovadoras.

Como fazer um bom planejamento de um evento corporativo

O que diferencia os eventos corporativos bem sucedidos daqueles que não alcançam os resultados desejados é basicamente o seu planejamento e a organização.

Levando em consideração todos os diferentes tipos e propostas dessas atividades, nem sempre é fácil promover o seu planejamento. No entanto, é possível estabelecer pelo menos alguns pilares básicos que todos os eventos devem possuir. São eles:

• Escopo do evento
• Público da atividade
• Itens materiais necessários

O escopo do evento auxilia a determinar os objetivos, entendendo quais serão os principais focos da atividade. Nesse aspecto, as finalidades do evento corporativo podem ser o treinamento da equipe de colaboradores ou de novos integrantes.

Outro objetivo pode ser também uma reunião de confraternização com a proposta de promover uma melhor experiência interativa entre os funcionários.

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Além disso, ainda há a possibilidade do evento fazer parte de uma estratégia de Marketing, visando promover um produto ou a própria marca da empresa. Repare que a área e o tipo do negócio influenciam o escopo dos eventos corporativos.

O mesmo vale para o público que irá comparecer e participar das atividades. Estabelecer antecipadamente qual será o perfil da audiência é fundamental para o planejamento e organização.

Também é importante trazer para o planejamento uma análise dos itens materiais que serão utilizados, incluindo aí o local, a estrutura do ambiente, a quantidade limite de participantes. Tais elementos ajudam, inclusive, a estabelecer um orçamento do que será necessário.

Portanto, entre os aspectos materiais que devem ser levados em conta no planejamento de qualquer evento corporativo vamos entender os principais a seguir.

Sonorização 

Independentemente de ser um evento corporativo presencial ou online, a questão do áudio é um elemento essencial. A sonorização de qualidade é vital para proporcionar uma experiência imersiva do público e facilitar ainda mais a interação entre audiência e realizadores.

No caso de um evento corporativo online, avaliar se a qualidade do som é boa para todos os participantes evita uma série de problemas. Enquanto isso, em um evento realizado presencialmente, como em um salão de palestras, é essencial contar com bons microfones, amplificadores de qualidade e todos os recursos necessários para otimizar a sonorização.

Com isso, é graças a um excelente sistema de áudio e som que se torna possível estabelecer uma conversa interativa, sem ruídos e interferências. Além do mais, a questão da sonorização faz parte da qualidade do evento em si.

Qualquer dificuldade de compreensão e interação, nesse caso, prejudica a experiência do público e afeta a proposta da atividade, seja ela uma simples confraternização ou uma ação estratégica de marketing.

Projeção 

Além da sonorização, a questão da projeção também é importante e constitui um elemento básico para os eventos corporativos, especialmente quando se trata de atividades presenciais e que demandam a exposição de vídeos, gráficos e imagens.

Ter à disposição projetores, monitores e outros instrumentos que podem proporcionar uma excelente projeção de imagens, enriquece ainda mais os eventos.

Iluminação 

Acompanhando a projeção, a iluminação também é um fator relevante para que os eventos corporativos sejam bem sucedidos.

Uma boa iluminação tem condições de consolidar a qualidade do evento. Por isso, tanto para encontros online quanto para os presenciais, o ajuste da luz permite a visualização correta do que está sendo dito e mostrado.

Instrumentos que permitem regular a incidência de luz na hora de projetar vídeos e em diferentes atividades dentro do evento devem ser de alta qualidade. Inclusive, é pertinente contar com uma equipe que saiba manusear tais equipamentos da forma correta.

Ambientação 

A estrutura do local também é um requisito que influencia o planejamento dos eventos corporativos. Além do mais, dependendo do segmento do negócio, do tipo e os objetivos das atividades, a escolha da ambientação é um fator primordial.

Eventos que visam a confraternização ou até mesmo o treinamento dos funcionários nem sempre necessitam ser realizados em um auditório com várias cadeiras e espaços para convidados, que normalmente são os ambientes mais adequados para palestras.

Recreação 

Organizar e planejar instantes para a recreação dos participantes é uma solução interessante e que tem tudo para otimizar a experiência nos eventos corporativos, especialmente em encontros muito longos.

Uma palestra sobre segurança no trabalho, por exemplo, pode conter atividades simples que visam colocar em prática alguns dos temas abordados.

São várias as possibilidades de recreação, sempre levando em consideração o tipo de evento corporativo, o público e o segmento do negócio.

Alimentação 

Na hora do planejamento do evento, a questão da alimentação é um detalhe importante. Por isso, ter uma noção prévia da quantidade de participantes é fundamental. Além do mais, os tipos de alimentos e bebidas oferecidos também dependerão do tipo e da proposta de evento.

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Decoração 

Outro elemento que não deve ser deixado de lado é a decoração. Um ambiente devidamente decorado tem tudo para tornar a experiência dos participantes ainda mais imersiva. A decoração normalmente é uma forma de interação com os participantes e por isso ela não deve ser ignorada.

Lembre-se que a disposição adequada dos móveis e de outros elementos do ambiente não melhoram apenas a estética do evento, mas também o acesso dos participantes, evitando transtornos e trazendo muito mais conforto.

O mesmo vale para os fios e cabos de computadores e amplificadores. É importante que tais elementos fiquem posicionados em locais estratégicos, longe da vista e do alcance dos participantes.

Conclusão

Não importa o tipo de evento corporativo, o planejamento é tudo. E para isso é necessário determinar bem qual é o público do evento, bem como quais são os objetivos a serem alcançados.

Qualquer tipo de empresa pode se beneficiar de um evento corporativo e bem organizado, ampliando os seus negócios, interagindo melhor com os clientes e fortalecendo ainda mais a sua marca no mercado.

Detalhes como ambientação, recreação, decoração, também são relevantes na organização e realização de um evento corporativo, seja ele de modo presencial ou online.

Por causa disso, é importante antecipar e planejar todos os detalhes, evitando com isso decisões apressadas e equivocadas.

Por fim, se você precisa de ajuda para criar ou planejar o seu próximo evento corporativo, não deixe de contar com a ajuda dos nossos especialistas.